Le représentant titulaire du personnel au comité social d'administration, territorial ou d'établissement empêché de prendre part à une séance peut se faire remplacer par un représentant suppléant élu sur la même liste de candidats, en cas de scrutin de liste, ou désigné par la même organisation syndicale, en cas de scrutin sur sigle.
Le représentant titulaire du personnel au sein de la formation spécialisée émanant de ce comité empêché de prendre part à une séance peut se faire remplacer par un représentant du personnel suppléant appartenant à la même organisation syndicale.

Lorsqu'un représentant du personnel bénéficie d'un congé de maternité ou d'un congé d'adoption, il est remplacé temporairement par une personne désignée selon les modalités prévues :
1° A l'article R. 252-26 pour le comité social d'administration et sa ou ses formations spécialisées ;
2° Aux articles R. 252-54 et R. 252-56 pour le comité social territorial et sa ou ses formations spécialisées ;
3° Aux cinquième et sixième alinéas de l'article R. 252-82 pour le comité social d'établissement et sa ou ses formations spécialisées.

Le représentant titulaire d'une collectivité territoriale ou d'un établissement mentionné à l'article L. 4 au sein du comité social territorial ou de la formation spécialisée empêché de prendre part à une séance peut se faire remplacer par n'importe lequel des représentants suppléants appartenant au même collège.

Les membres suppléants, lorsqu'ils ne suppléent pas un membre titulaire, peuvent assister aux séances du comité social d'administration, territorial ou d'établissement ou de la formation spécialisée au sein duquel ils exercent leur suppléance, sans pouvoir prendre part aux débats.
Toutefois, les membres suppléants du comité social d'établissement et de la formation spécialisée qui en relève ne peuvent assister à ces séances que dans la limite d'un représentant par organisation syndicale.

Lors de chaque réunion du comité social d'administration ou de la formation spécialisée, le président est assisté en tant que de besoin par un ou plusieurs représentants de l'administration exerçant des fonctions de responsabilité et concernés par les questions ou projets de textes soumis au comité ou à la formation spécialisée.
Ces représentants n'ont pas voix délibérative.

Le président du comité ou de la formation spécialisée, à son initiative ou à la demande de membres titulaires de l'instance, peut convoquer des experts afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.
Les experts assistent à la partie des débats relative aux questions pour lesquelles ils ont été convoqués. Ils ne prennent pas part au vote.

Le président du comité, de sa propre initiative ou à la demande de la majorité des membres représentants du personnel, peut demander à ce que l'inspecteur santé et sécurité au travail ou le médecin du travail ainsi que le conseiller ou l'assistant de prévention compétents pour le service soient entendus sur :
1° Les projets d'aménagement importants modifiant les conditions de santé et de sécurité et les conditions de travail mentionnés au 2° de l'article R. 253-1 ;
2° Le projet de plan d'action relatif à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes mentionné au 4° de l'article R. 253-1 ;
3° La politique d'insertion, de maintien dans l'emploi et d'accompagnement des parcours professionnels des travailleurs en situation de handicap mentionnée au 2° de l'article R. 253-4 ;
4° Les points inscrits à l'ordre du jour en application des dispositions de l'article R. 253-81.

Le médecin du travail, les assistants de prévention et, le cas échéant, les conseillers de prévention assistent aux réunions de la formation spécialisée.
L'inspecteur santé et sécurité au travail peut assister aux travaux de la formation spécialisée.
Il est informé de la réunion de la ou des formations spécialisées de son champ de compétence et de leur ordre du jour.
En l'absence de formation spécialisée, les dispositions du présent article s'appliquent au comité social d'administration.

Lors de chaque réunion du comité social territorial ou de la formation spécialisée, le président est assisté en tant que de besoin par un ou plusieurs agents de la collectivité ou de l'établissement concernés par les questions soumises au comité ou à la formation spécialisée.
Ces agents n'ont pas voix délibérative.

Le président du comité ou de la formation spécialisée peut convoquer des experts à la demande de l'administration ou à la demande des représentants du personnel ou faire appel, à titre consultatif, au concours de toute personne qualifiée.
Les experts et les personnes qualifiées assistent à la partie des débats relative aux questions pour lesquelles ils ont été convoqués. Ils ne prennent pas part au vote.

Le président du comité, de sa propre initiative ou à celle de la majorité des membres représentants du personnel, peut demander à ce que les agents chargés d'assurer une fonction d'inspection dans le domaine de la santé et de la sécurité ou le médecin du service de médecine préventive compétents pour le service soient entendus :
1° Sur les projets de plan d'action relatif à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes mentionné au 3° de l'article R. 253-7 ;
2° Ou sur les points inscrits à l'ordre du jour des réunions organisées en application des dispositions de l'article R. 253-81.

Le médecin du service de médecine préventive, les assistants de prévention et, le cas échéant, les conseillers de prévention assistent aux réunions de la formation spécialisée.
Les agents chargés d'une fonction d'inspection dans le domaine de la santé et de la sécurité peuvent assister aux travaux de la ou des formations spécialisées relevant de leur champ de compétence. Ils sont informés de la tenue et de l'ordre du jour de leurs réunions.
En l'absence de formation spécialisée, les dispositions du présent article s'appliquent au comité social territorial.

Outre les médecins du travail, assistent aux réunions de la formation spécialisée relevant du comité social d'établissement, à titre consultatif :
1° Les représentants de l'administration chargés des dossiers concernés ;
2° Le représentant du service compétent en matière d'hygiène.

Le président du comité ou de la formation spécialisée, à son initiative ou à la demande de membres titulaires de l'instance concernée, peut convoquer des personnes qualifiées en fonction au sein de l'établissement afin qu'elles soient entendues sur un point inscrit à l'ordre du jour.
Le nombre et l'identité des personnes qualifiées doivent être soumis à l'accord du président au plus tard quarante-huit heures avant l'instance.
Les personnes qualifiées assistent à la partie des débats relative aux questions pour lesquelles elles ont été convoquées. Elles ne prennent pas part au vote.

Les agents de contrôle de l'inspection du travail sont informés de toutes les réunions de la formation spécialisée du comité.
L'ordre du jour et la convocation leur sont communiqués par le président quinze jours à l'avance ou huit jours en cas d'urgence.

Le président du comité social peut inviter l'agent de contrôle de l'inspection du travail et le médecin du travail compétent pour le service à présenter leurs observations sur des points susceptibles d'avoir un impact en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail relevant des attributions du comité ou inscrits à son ordre du jour.

En l'absence de formation spécialisée, les agents de contrôle de l'inspection du travail assistent aux réunions du comité lorsque sont inscrites à l'ordre du jour des questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail. Dans ce cas, le président leur adresse la convocation aux réunions du comité ainsi que l'ordre du jour.

Le comité social d'administration, territorial ou d'établissement se réunit sur convocation de son président, à son initiative, ou dans le délai de deux mois, sur demande écrite de la moitié au moins des représentants titulaires du personnel :
1° Au moins deux fois par an pour les comités sociaux d'administration et les comités sociaux territoriaux ;
2° Au moins une fois par trimestre pour les comités sociaux d'établissement.

Lorsqu'il n'existe pas de formation spécialisée et en dehors des cas où il se réunit à la suite d'un accident du travail, en présence d'un danger grave et imminent ou pour des raisons exceptionnelles, le comité tient en outre au moins une réunion par an portant sur les questions de santé, de sécurité et de conditions de travail.

En dehors des cas mentionnés à l'article R. 254-36, la formation spécialisée se réunit :
1° Au moins une fois par an en ce qui concerne les comités sociaux d'administration ;
2° Au moins trois fois par an pour les comités sociaux territoriaux ;
3° Au moins une fois par trimestre pour les comités sociaux d'établissement.

La convocation du comité ou de la formation spécialisée fixe l'ordre du jour de la séance. Elle précise les points de l'ordre du jour soumis au vote.
Elle est adressée aux membres du comité ou de la formation spécialisée au moins quinze jours avant la séance :
1° Par voie électronique dans les administrations et les établissements mentionnés à l'article L. 3 ;
2° Par tout moyen, notamment par voie électronique, dans les collectivités et établissements mentionnés à l'article L. 4 ;
3° Par tout moyen, notamment par voie électronique lorsque les représentants du personnel disposent d'un matériel électronique individuel, dans les établissements mentionnés à l'article L. 5.
Ce délai peut être ramené à huit jours en cas d'urgence.

Les membres titulaires et suppléants du comité ou de la formation spécialisée reçoivent toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leurs fonctions au plus tard huit jours avant la date de la séance.

Le secrétaire de la formation spécialisée est consulté préalablement à la définition de l'ordre du jour de la formation spécialisée et peut proposer l'inscription de points à l'ordre du jour.

Les questions entrant dans la compétence du comité social d'administration ou de la formation spécialisée dont l'examen a été demandé par la moitié au moins des représentants titulaires du personnel sont inscrites à l'ordre du jour.

Dans les collectivités et établissements mentionnés à l'article L. 4, si la formation spécialisée n'a pas été réunie pendant une période d'au moins neuf mois, l'agent chargé des fonctions d'inspection peut être saisi par les représentants titulaires dans les conditions prévues à l'article R. 254-35.
Sur demande de l'agent chargé des fonctions d'inspection, l'autorité territoriale convoque une réunion de la formation spécialisée dans le délai de huit jours à compter de la réception de cette demande. Cette réunion doit avoir lieu dans le délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Les motifs justifiant le refus de tenir la réunion sont communiqués aux membres de la formation spécialisée.
En l'absence de réponse de l'autorité territoriale ou lorsqu'il estime que le refus est insuffisamment motivé, l'agent chargé des fonctions d'inspection saisit l'inspecteur du travail.

Les questions entrant dans la compétence du comité social territorial ou de la formation spécialisée dont l'examen a été demandé par la moitié au moins des représentants titulaires du personnel sont inscrites à l'ordre du jour.

Le secrétaire du comité social d'établissement est consulté préalablement à la définition de l'ordre du jour et peut proposer l'inscription de points à l'ordre du jour.
Les points entrant dans la compétence du comité ou de la formation spécialisée dont l'examen a été demandé par la moitié au moins des représentants titulaires du personnel sont inscrits à l'ordre du jour.

En cas d'urgence ou en cas de circonstances particulières et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des représentants du personnel, le président du comité social d'administration, territorial ou d'établissement ou de la formation spécialisée relevant de ce comité peut décider qu'une réunion sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve que le président soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées au début de celle-ci.
Ces règles imposent les modalités suivantes :
1° N'assistent aux réunions que les personnes habilitées à l'être conformément aux dispositions du présent titre. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ;
2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative a la possibilité de participer effectivement aux débats et aux votes.
En ce qui concerne les établissements mentionnés à l'article L. 5 et les groupements de coopération sanitaire de moyens de droit public, les dispositions du présent article ne sont applicables que si les membres de l'instance disposent d'un matériel électronique individuel fourni par l'employeur.

Les modalités d'organisation des réunions mentionnées aux articles R. 254-45 et R. 254-47, les modalités d'enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par le comité social ou la formation spécialisée sont fixées par le règlement intérieur du comité social ou, à défaut, par l'instance, en premier point de l'ordre du jour de sa réunion.
Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit détaille les règles retenues pour le déroulement de la réunion.

En cas d'impossibilité de tenir les réunions mentionnées à l'article R. 254-45 selon les modalités fixées par cet article, lorsque le comité social d'administration, le comité social territorial ou la ou les formations spécialisées relevant de ces comités doivent être consultés, le président peut décider qu'une réunion sera organisée par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique.
Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent y répondre pendant le délai prévu pour la réunion, afin d'assurer la participation des représentants du personnel.