Les notaires, huissiers, greffiers, avocats et autorités administratives doivent, pour les actes et décisions judiciaires qui contiennent des dispositions soumises à publicité foncière et pour les attestations après décès, établir en double exemplaire un extrait, dit extrait d'acte modèle n° 1 ou modèle n° 2 (1), dans les conditions fixées par l'autorité compétente de l'Etat.

L'extrait peut être remplacé par une reproduction partielle des actes, décisions judiciaires ou attestations, faite dans les conditions prévues par l'autorité compétente de l'Etat.

Pour les actes visés au premier alinéa du I de l'article 647, les deux exemplaires de l'extrait sont remis, sous peine de refus du dépôt, au service chargé de la publicité foncière, au moment où la formalité fusionnée est requise (2). Le dépôt est également refusé s'il existe, entre cet extrait et le document à publier, une discordance faisant obstacle à la détermination de l'assiette ou au contrôle de l'impôt.

Pour les actes visés au deuxième alinéa du I du même article, l'un des exemplaires de l'extrait d'acte est déposé au service des impôts compétent pour opérer la formalité de l'enregistrement (3).

Les notaires, huissiers, greffiers et autres officiers publics, les avocats et les autorités administratives ne peuvent faire ou rédiger un acte en vertu ou en conséquence d'un acte soumis obligatoirement à l'enregistrement ou à la formalité fusionnée, l'annexer à leurs minutes, le recevoir en dépôt ni le délivrer en brevet, extrait, copie ou expédition, avant que l'une ou l'autre formalité ait été exécutée, alors même que le délai pour y procéder ne serait pas encore expiré.

Sont exceptés les actes de cette nature qui se signifient à partie ou par affiches et proclamations ainsi que les copies exécutoires des jugements de divorce rendus en application de l'article 232 du code civil.

Les notaires peuvent, toutefois, faire des actes en vertu ou en conséquence d'actes dont le délai d'enregistrement ou d'exécution de la formalité fusionnée n'est pas encore expiré, mais sous la condition qu'ils soient personnellement responsables, non seulement des droits d'enregistrement et de la taxe de publicité foncière, mais encore des pénalités auxquelles cet acte peut se trouver assujetti.

Les dispositions du premier alinéa ne font pas obstacle à l'établissement des extraits, copies ou expéditions destinées à l'accomplissement de la formalité de publicité foncière ou de la formalité fusionnée. Toutefois, pour les actes exclus de cette dernière formalité, les officiers publics ou ministériels, les avocats et les autorités administratives ne peuvent remettre ces documents aux parties avant d'y avoir reproduit la quittance des droits d'enregistrement ou, éventuellement, la mention qui y supplée.

Les greffiers des tribunaux de commerce et des tribunaux judiciaires statuant commercialement ainsi que l'Institut national de la propriété industrielle ne sont soumis aux dispositions des premier et avant-dernier alinéas du présent article qu'au titre des actes mentionnés aux 5°, 7° et 7° bis du 2 de l'article 635.

Le notaire qui reçoit un acte de vente, d'échange ou de partage est tenu d'informer les parties de l'existence des sanctions édictées par les articles 850 et 1837.

Mention expresse de cette information est faite dans l'acte.

Le notaire qui reçoit un traité de cession d'un office ministériel ou un acte de vente, d'échange ou de partage ou un acte de cession de droit à un bail ou du bénéfice d'une promesse de bail portant sur tout ou partie d'un immeuble est tenu d'informer les parties de l'existence des sanctions édictées au 5 du V de l'article 1754, aux articles 1729 et 1840 B du présent code et à l'article 1202 du code civil, de faire mention de cette information dans l'acte et d'y affirmer qu'à sa connaissance cet acte n'est modifié ou contredit par aucune contre-lettre contenant une augmentation du prix ou de la soulte.

Cette disposition ne s'applique pas aux adjudications publiques.

Les états de frais dressés par les avocats, huissiers, greffiers, notaires commis doivent faire ressortir distinctement, dans une colonne spéciale et pour chaque débours, le montant des droits de toute nature payés au Trésor.

A l'exception des actes en matière pénale et des actes d'avocat à avocat, les huissiers sont tenus d'établir leurs actes et procès-verbaux en double original ; l'un, dispensé de toutes formalités fiscales, est remis à la partie ou à son représentant et l'autre est conservé par l'huissier, dans les conditions qui sont fixées par un décret en Conseil d'Etat.

Par dérogation aux dispositions de l'article R. 200-2 du livre des procédures fiscales, l'original dispensé de toutes formalités fiscales pourra être produit devant toutes juridictions judiciaires ou administratives même s'il vaut requête introductive d'instance.

I. - Les notaires, huissiers, greffiers et secrétaires des administrations centrales tiennent des répertoires à colonnes, sur lesquels ils inscrivent, jour par jour, et par ordre de numéros, savoir :

1° Les notaires, tous les actes qu'ils reçoivent ;

2° Les huissiers, tous les actes de leur ministère ;

3° Les greffiers, tous les actes et jugements qui, aux termes du présent code, doivent être enregistrés sur les minutes ainsi que les procès-verbaux mentionnés au 6° du 2 de l'article 635, dans sa rédaction applicable au 31 décembre 2019, qui ne sont pas soumis à un droit proportionnel ou progressif ;

4° Les secrétaires, les actes des administrations dénommés dans les 3° et 4° du 1 et les 5° et 6° du 2 de l'article 635, dans sa rédaction applicable au 31 décembre 2019, y compris ceux qui ne sont pas soumis à un droit proportionnel ou progressif.

Chaque article du répertoire contient :

1° Son numéro ;

2° La date de l'acte ;

3° Sa nature ;

4° Les noms et prénoms des parties et leur domicile ;

5° L'indication des biens, leur situation et le prix, lorsqu'il s'agit d'actes qui ont pour objet la propriété, l'usufruit ou la jouissance de biens fonds ;

6° La relation de l'enregistrement ou de la formalité fusionnée ;

7° (Abrogé).

Les répertoires des notaires peuvent être établis sur feuillets mobiles ; les autres répertoires sont tenus sans blanc ni interligne.

II. - (Abrogé)

III. - Les pages des répertoires des notaires sont numérotées. Elles sont visées et paraphées par le président de la chambre des notaires ou son délégué. La formalité du paraphe peut toutefois être remplacée par l'utilisation d'un procédé empêchant toute substitution ou addition de feuilles.

Les répertoires des greffiers des cours et tribunaux sont cotés et paraphés par le greffier en chef de la juridiction et ceux des huissiers, par le président de la chambre départementale des huissiers ou son délégué.

IV. - Les dispositions relatives à la tenue des répertoires sont applicables aux commissaires-priseurs judiciaires et aux courtiers de commerce, mais seulement pour les procès-verbaux de ventes de meubles et de marchandises, et pour les actes faits en conséquence de ces ventes.

V. - Les seuls actes dont il doit être tenu répertoire, dans les préfectures et sous-préfectures, sont ceux des autorités administratives et des établissements publics, dénommés dans les 3° et 4° du 1 et les 5° et 6° du 2 de l'article 635, dans sa rédaction applicable au 31 décembre 2019, y compris ceux qui ne sont pas soumis à un droit proportionnel ou progressif.

Indépendamment des obligations qui leur incombent en vertu de l'article 867, les huissiers et les greffiers tiennent, sur un registre, coté et paraphé dans les conditions prévues au second alinéa du III de l'article 867, des répertoires à colonnes sur lesquels ils inscrivent, jour par jour, sans blanc ni interligne et par ordre de numéros, tous les actes, jugements et arrêts qui sont dispensés de la formalité de l'enregistrement.

Chaque article du répertoire contient :

1° Son numéro ;

2° La date de l'acte ;

3° Sa nature ;

4° Les noms et prénoms des parties et leur domicile.

Chaque acte porté sur ce répertoire doit être annoté de son numéro d'ordre.

Les greffiers sont tenus d'inscrire à ce répertoire les bulletins n° 3 du casier judiciaire par eux délivrés.