Le présent arrêté fixe les modalités de mise en œuvre du tirage au sort permettant de déterminer l'ordre d'instruction des candidatures à un office de notaire déclaré vacant en application de l'article 56 du décret du 5 juillet 1973 susvisé.

Le tirage au sort s'effectue au moyen d'un traitement automatisé permettant un classement aléatoire des candidatures enregistrées dans les vingt-quatre heures suivant l'ouverture de la procédure prévue à l'article 56 du décret du 5 juillet 1973 susvisé.
Toutes les données concernées par le traitement sont préalablement anonymisées.

Le traitement automatisé garantit l'aléa du tirage au sort.

Le traitement automatisé a pour but de générer un classement aléatoire pour l'instruction des candidatures à la nomination dans un office vacant dans le cadre du dispositif prévu à l'article 56 du décret du 5 juillet 1973 susvisé.
Sont considérées comme une candidature unique les candidatures présentées par une même personne physique ou pour une même personne morale, ainsi que les candidatures présentées par une personne physique et celles présentées pour une ou plusieurs personnes morales dont elle est associé unique ou seul associé demandant sa nomination en tant qu'associé exerçant au sein de l'office vacant.

La date des opérations de tirage au sort est annoncée au moins dix jours francs à l'avance sur le portail du ministère de la justice dédié aux officiers publics et ministériels.

Les agents du bureau de la gestion des officiers ministériels sont chargés du contrôle du bon fonctionnement du tirage au sort.
Pendant le tirage au sort, un agent du service du numérique du secrétariat général du ministère de la justice doit être en mesure d'intervenir en cas de difficulté du traitement automatisé.

Un représentant du Conseil supérieur du notariat assiste aux opérations prévues par le présent chapitre. Un magistrat administratif ou judiciaire en fonction au ministère de la justice est également présent.

Le chef du bureau de la gestion des officiels ministériels ou son adjoint procède au lancement du tirage au sort.

En cas de force majeure, de dysfonctionnement informatique, de défaillance technique ou d'altération des données résultant, notamment, d'une panne, d'une infection virale ou d'une attaque du système par un tiers, le chef du bureau de la gestion des officiers ministériels ou son adjoint est compétent, après consultation des personnes visées à l'article 7, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde, y compris la suspension, l'arrêt ou la reprise du tirage au sort.

Le classement des candidatures anonymisées résultant du tirage au sort est verrouillé sur le logiciel et enregistré sous un format numérique infalsifiable.

Un procès-verbal est établi à l'issue du tirage au sort.
Il précise :

- le nombre total de candidatures enregistrées ;
- le nombre de candidatures exclues en application de l'article 56 du décret du 5 juillet 1973 susvisé, dont : le nombre de candidatures surnuméraires, le nombre de candidatures ayant fait l´objet d´une renonciation, le nombre de candidatures déclarées caduques ;
- le nombre de candidatures retenues pour le tirage au sort ;
- le classement des candidatures anonymisées résultant du tirage au sort, précisant, pour chacune d'entre elles, la date et l'heure de son enregistrement.

Si une anomalie ou une difficulté technique a été constatée, le procès-verbal fait mention de celle-ci, des interventions réalisées pour la corriger, des opérations de vérification effectuées pour garantir l'intégrité du tirage au sort et de la conclusion tirée quant à l'intégrité du tirage ou de la nécessité de le réitérer.
Le procès-verbal est daté et signé par toutes les personnes présentes lors du tirage au sort. Ces personnes précisent leur nom et leur qualité.

Le procès-verbal du tirage au sort est publié sur le portail du ministère de la justice dédié aux officiers publics et ministériels dans un délai de huit jours francs à compter de la date du tirage au sort.

Le bureau de la gestion des officiers ministériels assure la conservation, pendant un délai de deux ans, du compte-rendu technique du tirage au sort, du code source utilisé pour générer l'aléa, et du procès-verbal du tirage au sort.
Au terme de ce délai de deux ans, sauf lorsqu'une action contentieuse a été engagée, le chef du bureau de la gestion des officiers ministériels ou les agents qu'il désigne procèdent à la destruction des fichiers. Seul est conservé le procès-verbal du tirage au sort.

Le directeur des affaires civiles et du sceau est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.