L'entreprise qui souhaite exercer la profession de transporteur public routier de marchandises ou de déménagement, ou de loueur de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises, formule une demande d'autorisation en ce sens auprès du préfet de la région où elle a ou souhaite avoir son siège ou, pour une entreprise n'ayant pas son siège en France, son établissement principal. Celui-ci dispose d'un délai de trois mois, éventuellement prorogeable d'un mois dans l'hypothèse où le dossier présenté à l'appui de la demande s'avère incomplet, pour se prononcer sur cette demande.
Le préfet de région délivre à l'entreprise une autorisation d'exercer la profession lorsqu'elle satisfait aux exigences d'établissement, d'honorabilité professionnelle, de capacité financière et de capacité professionnelle prévues aux articles R. 3211-19 à R. 3211-42.

Les entreprises ayant leur siège en France sont inscrites au registre électronique national des entreprises de transport par route par le préfet de la région où elles ont leur siège.
Les entreprises n'ayant pas leur siège en France sont inscrites à ce registre par le préfet de la région où leur établissement principal est situé. Celui-ci mentionne également au registre l'adresse du siège de l'entreprise.
Dans les cas prévus aux deux alinéas précédents, les établissements secondaires des entreprises situés sur le territoire national sont mentionnés au registre par le préfet de la région où l'entreprise est inscrite ainsi que, respectivement, par chacun des préfets des régions où ces établissements sont implantés.

Pour l'application des articles 16 à 18 du règlement (CE) n° 1071/2009 du Parlement européen et du Conseil du 21 octobre 2009 établissant des règles communes sur les conditions à respecter pour exercer la profession de transporteur par route, et abrogeant la directive 96/26/ CE du Conseil, l'inscription au registre électronique national des entreprises de transport par route est réalisée sur un support électronique dans les conditions prévues par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Dans le cas des coopératives d'entreprises de transport public routier de marchandises, les entreprises membres de la coopérative, de même que celle-ci, sont autorisées à exercer la profession de transporteur public routier de marchandises conformément aux dispositions de l'article R. 3211-7 et sont inscrites au registre électronique national des entreprises de transport par route. L'inscription de la coopérative porte mention de la liste des entreprises qui en sont membres.
En cas de location-gérance d'un fonds de commerce de transport public routier de marchandises, de déménagement ou de location de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises, le locataire-gérant est tenu de demander son inscription dans les mêmes conditions.

Lorsque, pour quelque motif que ce soit, l'entreprise cesse son activité de transport public routier de marchandises, de déménagement ou de location de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises ou que disparaît son établissement tel que défini à l'article R. 3211-19, ou lorsqu'elle ne dispose plus depuis au moins un an des titres dénommés copies certifiées conformes de licence communautaire valide ou de copies certifiées conformes de licence de transport intérieur valide, le préfet de région lui retire l'autorisation d'exercer la profession de transporteur public routier de marchandises, de déménageur ou de loueur de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises et la radie du registre électronique national des entreprises de transport par route.

Lorsqu'une entreprise ne satisfait plus à l'une des exigences d'accès à la profession de transporteur public routier de marchandises ou de déménagement, ou de loueur de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises mentionnées à l'article R. 3211-7 ou lorsqu'elle a fourni des informations inexactes relatives à ces exigences, le préfet de région l'en avise et l'informe des mesures susceptibles d'être prises à son encontre ainsi que de la possibilité de présenter ses observations écrites ou orales, le cas échéant assisté par un conseil ou représenté par un mandataire de son choix, et la met en demeure de régulariser sa situation dans les délais suivants :
1° Un délai maximum de neuf mois en cas d'incapacité physique ou de décès du gestionnaire de transport ;
2° Un délai maximum de six mois en cas de cessation d'activité ou de perte d'honorabilité du gestionnaire de transport ou du responsable de l'entreprise, ou lorsque le gestionnaire de transport a fait l'objet d'une condamnation prononçant une interdiction d'exercer une profession commerciale ou industrielle ou qu'il ne peut plus se prévaloir de sa capacité professionnelle en raison d'une déclaration d'inaptitude ;
3° Un délai maximum de six mois pour régulariser sa situation au regard de l'exigence d'établissement ;
4° Un délai maximum de six mois afin de démontrer que son entreprise sera en mesure de satisfaire à nouveau l'exigence de capacité financière de façon permanente dans un délai raisonnable, compte tenu de la situation de l'entreprise.

Lorsque l'entreprise ne s'est pas conformé à la mise en demeure à l'issue de l'un ou l'autre des délais prévus aux 1°, 2° ou 3° de l'article R. 3211-14, le préfet de région peut suspendre, pour une durée maximale de six mois, l'autorisation d'exercer la profession de transporteur public routier de marchandises ou de déménagement, ou de loueur de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises.
Lorsque l'entreprise ne peut démontrer, à l'issue du délai pendant lequel son autorisation a été suspendue, que l'entreprise a régularisé sa situation au regard des exigences ou des événements mentionnés aux 1°, 2° ou 3° de l'article R. 3211-14, le préfet de région peut lui retirer l'autorisation d'exercer la profession.

Lorsque l'entreprise ne s'est pas conformé à la mise en demeure à l'issue du délai prévu au 4° de l'article R. 3211-14, le préfet de région peut :
1° Lorsque l'entreprise ne fournit aucun élément, lui retirer l'autorisation d'exercer la profession de transporteur public routier de marchandises ou de déménagement, ou de loueur de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises ;
2° Lorsque l'entreprise fournit des éléments relatifs à l'évolution de sa situation financière au regard de l'exigence de capacité financière, ajuster le nombre de copies certifiées conformes de la licence détenues par l'entreprise ou lui retirer l'autorisation d'exercer la profession de transporteur public routier de marchandises ou de déménagement, ou de loueur de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises, si les éléments fournis ne sont pas susceptibles de permettre à l'entreprise de satisfaire à l'exigence de capacité financière.

La décision de suspension de l'autorisation d'exercer la profession entraîne le retrait temporaire de la licence communautaire et de la licence de transport intérieur mentionnées à l'article R. 3211-12 et celui des copies certifiées conformes correspondantes.
A défaut de restitution par l'entreprise de ces documents dans le délai de quinze jours à compter de la réception de la décision de suspension, le préfet de région lui retire l'autorisation d'exercer la profession et la radie du registre électronique national des entreprises de transport par route.
Lorsque l'autorisation d'exercer la profession donnée à l'entreprise a été suspendue et que celle-ci satisfait à nouveau aux exigences prévues aux articles R. 3211-19 à R. 3211-42, le préfet de région rapporte la décision de suspension de l'autorisation d'exercer la profession et restitue à l'entreprise sa licence et un nombre de copies certifiées conformes de licence correspondant au montant de sa capacité financière.

La décision de retrait de l'autorisation d'exercer la profession entraîne la radiation de l'entreprise du registre électronique national des entreprises de transport par route ainsi que le retrait de la licence communautaire ou de la licence de transport intérieur mentionnées à l'article R. 3211-12 et celui des copies certifiées conformes correspondantes.